.„Projekt Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ustawy – Prawo o miarach” zakłada, że kasa fiskalna on-line ma przekazywać dane za pomocą protokołu komunikacyjnego. Kasy fiskalne on line będą przekazywały dane nie rzadziej niż co 2 godziny. Jeśli zapewnienie łączności kasy z Centralnym Systemem Informatycznym będzie niemożliwe w sposób ciągły, Podatnik będzie musiał wystąpić do naczelnika Urzędu Skarbowego o pozwolenie na przekazywanie danych z kasy fisklanej  on-line w ustalonych odstępach czasowych.

Do Centralnego Repozytorium Kas będą przesyłane informacje o każdej zaewidencjonowanej na kasie fisklane transakcji. Informacje te pozwolą na ustalenie wysokości obrotu i kwot podatku należnego, stawki VAT, czasu i miejsca instalacji kasy oraz rodzaju towaru lub usługi.

Do prowadzenia ewidencji Podatnik będzie stosował nowe kasy on-line. Projekt dopuszcza również stosowanie kas z elektroniczną oraz papierową kopią paragonu, jednak kasy te będą stopniowo wycofywane z rynku. W myśl projektu homologacje dla kas z elektronicznym zapisem kopii paragonów będą ważne do 2022 r., a dla kas z papierową kopią paragonów zachowają ważność do końca 2018 r. Kasy z papierową kopia paragonów nie będą mogły mieć wymienianej pamięci fiskalnej po jej zapełnieniu. Wymiana pamięci fiskalnej możliwa będzie wyłącznie w przypadku uszkodzenia.

Według projektu, faktury VAT będzie można wystawić dla przedsiębiorców jedynie do paragonów, na których podczas emisji umieszczono NIP Nabywcy. W przypadku, gdy sprzedawca posiada kasę bez funkcji NIP-u Nabywcy, Podatnik  musi poinformować sprzedawcę, o tym, że jego zakup nie powinien być zarejestrowany w kasie jako paragon, tylko chce otrzymać fakturę. Faktura nie może być oznaczona NIP-em Nabywcy, jeśli paragon do niej nie miał zarejestrowanego NIP-u Nabywcy.

Jeśli w dniu fiskalizacji kasy, zakupione przez Podatnika, używane na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy i tp. Miały ważną homologację, dopuszcza się ich stosowanie.

Przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej, w  celu ewidencjonowania obrotu, mógł skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, która wynosiła nawet 90% zapłaconej kwoty netto, jednak nie więcej niż 700 zł. podatnikom zobowiązanym do zakupu kasy fisklanej on-line, również przysługuje nowe odliczenie od podatku w wysokości 90% ceny zakupu kasy(netto), jednak nie więcej niż 1000 zł.

W przypadku, gdy Podatnik skorzystał już z ulgi na zakup kasy fiskalnej, a nie minęło 3 lata jej użytkowania, w takim przypadku nie musi zwracać tego odliczenia. Jeśli zakończył działalność gospodarczą przed upływem 4 lat lub nie wykonał przeglądu serwisowego urządzenie, musi wtedy zwrócić odliczenie. Natomiast, gdy zakup kasy z kopią papierową lub elektroniczną nastąpił przed wejściem w Zycie projektowanej ustawy, Podatnik może skorzystać z odliczenia na dotychczasowych warunkach, czyli 700 zł. i 3 - letni obowiązek stosowania urządzenia.

Projekt ustawy określa grupy Podatników, którzy w pierwszej kolejności będą musieli wymienić kasy na on-lineowe. Według projektu na obecnie stosowanych kasach będą mogli pracować świadczący usługi:

1. Do 01 grudnia 2018 r. – usługi motoryzacyjne i wulkanizacyjne, dokonujący sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.
2. Do 30 czerwca 2019 r. – Podatnicy świadczący usługi gastronomiczne i budowlane.
3. Od 1 stycznia 2020 r. – świadczący usługi kosmetyczne i kosmetologiczne, fryzjerskie, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania oraz usługi fitness.

Jeśli producent zmieni oprogramowanie kasy, Prezes GUM będzie mógł wydać decyzję o zmianie wydanego wcześniej „potwierdzenia” dla kasy, czyli homologacji. Producent nie będzie musiał robić ponownej homologacji i badań podzespołów, które nie uległy zmianie.

Projekt ustawy podlega notyfikacji w UE (3 miesiące)

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej staje się koniecznością dla coraz większej liczby przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnicy mają obowiązek stosowania kas rejestrujących przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W przypadku, gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz wyżej wymienionych osób w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł. Przedsiębiorca zwolniony jest z obowiązku stosowania kasy. Na limit zwolnienia 20 000 zł. nie wpływa dostawa nieruchomości, dostawa środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, zobligowany jest do bieżącego monitorowania, czy nie przekroczył ustalonego limitu. Jeśli Przedsiębiorca przekroczy ustawowy limit, ma obowiązek rozpocząć ewidencję sprzedaży przy użyciu urządzenia rejestrującego nie później niż pełne 2 miesiące po przekroczeniu limitu.

Niektórzy Przedsiębiorcy, ze względu na rodzaj świadczonych usług czy dostarczanych towarów bez względu na obrót nie mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Muszą oni już od pierwszej sprzedaży osobie fizycznej (nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub rolnikowi ryczałtowemu, rozpocząć rejestrowanie na kasie fiskalnej swojej sprzedaży. Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku:

sprzedaży gazu płynnego;przewozów pasażerskich, samochodowych, zarówno gdy są to kursy regularne jak i nieregularne; usług taksówkowych; sprzedaży silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, typu stosowanego w pojazdach mechanicznych (PKWiU 34.10.1), nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep (PKWiU 34.2), części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych i ich silników (PKWiU 34.3); sprzedaży sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten, (ex PKWiU 32), oraz sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego, (ex PKWiU 33.40.3); sprzedaży wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali; sprzedaży nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, płyt DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży; dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU. sprzedaży wyrobów tytoniowych (PKWiU 16.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU.

Podatnik rozpoczynający ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, może skorzystać z odliczenia od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania w wysokości 90%  ceny jej zakupu (netto), jednak nie więcej niż 700 zł.

Aby skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej Podatnik musi spełnić następujące warunki:

- złożyć do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i adresie ich używania

- rozpocząć ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących, nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a Ustawy o Podatku od Towarów i Usług oraz kryteria i warunki techniczne.

- Podatnik musi posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej przysługuje tylko na zgłoszone kasy fiskalne na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.

Ulgą nie są objęte niezgłoszone w terminie kasy oraz te kasy fiskalne, które zostały zakupione w celu wymiany uszkodzonej kasy fiskalnej na nową lub wymiany na nowszy model. Tak więc, ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje tylko raz, przy nabyciu urządzenia w związku z wypełnieniem po raz pierwszy obowiązku ewidencjonowania obrotu. Zakupienie kasy fiskalnej w okresie późniejszym nie daje prawa do skorzystania z ulgi.

Ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje Podatnikowi czynnemu VAT jak i korzystającemu ze zwolnienia podmiotowego (do 150 tys. zł. rocznie). W przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego, uprawniony jest on do wystąpienia o zwrot podatku na wskazany rachunek bankowy lub rachunek prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej.

Ulgę na kasę fiskalną odliczamy samodzielnie, w deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT-7 lub VAT-7K. Odliczenie to może być dokonane w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Tryb i warunki odliczenia od podatku należnego oraz zwrot kwoty poniesionej z tytułu nabycia urządzenia fiskalnego zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie odliczenia i zwrotu wydatków na zakup kas rejestrujących.

Zakłada się, że kwota odliczenia za dany czas rozliczeniowy nie może przewyższać wartości różnicy między podatkiem należnym a naliczonym. Limitowane odliczenie jest dopuszczone również, gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub wartości podatku należnego, czyli powstaje kwota do zwrotu lub brak jest podatku do zapłaty. W takim przypadku Podatnik składający deklarację podatkową ma możliwość odliczyć w danym okresie rozliczeniowym:

- 25%wartości odpowiadającej 90% ceny netto zakupionego urządzenia(gdy rozlicza się miesięcznie)

-50% kwoty odpowiadającej 90% tej ceny (gdy rozlicza się kwartalnie)

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, muszą posiadać kasę fiskalną, którą trzeba zgłosić do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Podatnik powinien wysłać 2 zawiadomienia: przedinstalacyjne i poinstalacyjne. Pierwsze zawiadomienie najpóźniej dzień przed wprowadzeniem kasy w tryb fiskalny, natomiast drugie 7 dni po tym zdarzeniu. Wtedy urządzenie zostaje wprowadzone do katalogu Urzędu Skarbowego i otrzymuje numer ewidencyjny. Zgłoszenia do Urzędu Skarbowego dokonuje Podatnik.

Zgłoszenia przedinstalacyjne powinno być zgłoszone w formie pisemnej, osobiście lub listownie, najpóźniej 1 dzień przed terminem ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy. Zgłoszenie takie powinno zawierać:  imię i nazwisko lub nazwę Podatnika, NIP Podatnika, liczbę wymaganych kas (nie może ona być mniejsza od liczby miejsc prowadzenia sprzedaży), adresy instalacji poszczególnych kas oraz termin instalacji urządzeń fiskalnych.

Drugie zgłoszenie, poinstalacyjne dokonywane jest równolegle przez Podatnika i serwis, który dokonał fiskalizacji i instalacji urządzenia fiskalnego. Zgłoszenie takie musi być dokonane w ciągu 7 dni od daty fiskalizacji urządzenia fiskalnego. Wypełnione dokumenty należy osobiście dostarczyć do siedziby Urzędu Skarbowego lub wysłać za pośrednictwem Poczty Polskiej (za dzień złożenia uznawana będzie data znajdująca się na stemplu pocztowym).

Po otrzymaniu odpowiednich dokumentów naczelnik Urzędu Skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który jest indywidualnym numerem dotyczącym wyłącznie jednego urządzenia i odpowiadającej mu książki kasy. Podatnik zobowiązany jest do umieszczenia numeru ewidencyjnego na obudowie kasy.

Zakończenie pracy przez kasę fiskalną wymaga przeprowadzenia przez Podatnika określonych czynności, wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT.

Osoba likwidująca działalność gospodarczą musi:

- wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny miesięczny

- złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy w trybie fiskalnym wniosek do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego, o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

- złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej z ewidencji prowadzonej przez naczelnika Urzędu Skarbowego.

- przy pomocy serwisanta i w obecności pracownika Urzędu Skarbowego dokonać odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej, przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy.

Serwisant za wykonanie odczytu pamięci fiskalnej ma prawo pobrać opłatę, ustaloną przez obie strony.

Dodatkowo we wniosku do naczelnika Urzędu Skarbowego powinna zostać zawarta informacja, czy Podatnik korzystał z odliczenia ulgi na kasę fiskalną oraz deklaracja, czy kasa nie była używana krócej niż 3 lata. Jeśli kasa była używana mniej niż 3 lata, Podatnik musi się liczyć z koniecznością zwrotu ulgi, z której skorzystał przy zakupie kasy.

Z odczytania zawartości pamięci kasy fiskalnej sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Należy do niego dołączyć wykonany raport rozliczeniowy.

Jeśli serwisant stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej, musi niezwłocznie przesłać urządzenie do podmiotu prowadzącego serwis główny, w celu dokonania odczytu.

Jeśli Podatnik zawiesza działalność to na podstawie art. 14 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, takie zawieszenie może trwać od 30 dni do 24 miesięcy. Podatnik sam ustala na jaki okres i od którego miesiąca chce zawiesić działalność. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej nie może wykonywać innej działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Podatnik zawieszający działalność ma prawo i obowiązek wykonać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia działalności oraz wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa.

Zawieszenie działalności nie jest tożsame z zakończeniem pracy przez kasę w trybie fiskalnym i nie wywołuje obowiązku dokonania odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż ewidencjonowaną na podstawie kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej jest wydawanie klientom paragonów. Niewydanie klientowi paragonu jest zagrożone karą w postaci mandatu. W takiej sytuacji inspektorzy skarbowi mogą nałożyć na sprzedających karę maksymalną w wysokości 3 tys. zł. Najniższy mandat, jaki może zostać nałożony na przedsiębiorcę za niewydanie klientowi paragonu wynosi 138 zł.

W przypadku umyślnego, ciągłego niewydawania paragonów nadzwyczajnie obostrzona kara to więzienie, która nie usuwa wymierzenia także kary pieniężnej.

W sytuacjach, gdy klient nie otrzymał paragonu nieumyślnie lub paragon nie był o dużej wartości Sąd może potraktować to jako wykroczenie.

Karą za przewinienie skarbowe jest grzywna wyznaczona kwotowo, wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Kara skarbowa przestaje grozić po roku od daty niewydania paragonu, a w sytuacji mandatu karnego, po roku od jego uiszczenia zdarzenie uznaje się za niebyłe. Gdy Podatnik popełni przestępstwo skarbowe, czas ten wynosi 5 lat.

W punktach usługowych i handlowych niezbędna do prowadzenia ewidencji sprzedaży jest kasa fiskalna. A dzięki zastosowaniu jej w prowadzeniu przedsiębiorstwa Podatnik rozlicza się z organami podatkowymi.

Zdarza się, że kasy fiskalne lub drukarka fisklana ulegają awarii z przyczyn niezależnych od użytkownika. W takim przypadku według art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik może rozpocząć ewidencjonowanie transakcji na rezerwowej kasie fiskalnej. Jeśli takiej kasy nie posiada musi całkowicie zaprzestać dokonywania sprzedaży.

Zakup dodatkowej kasy fiskalnej lub drukarki fisklanej zależy od decyzji Podatnika. O zmianie urządzenia rejestrującego na rezerwowy Podatnik musi powiadomić właściwy Urząd Skarbowy, składając następujące dokumenty: informację o awarii kasy fiskalnej, pismo informujące o zamianie kasy rejestrującej na rezerwową, a po naprawie druk – „ZAWIADOMIENIE PODATNIKA O MIEJSCU INSTALACJI KASY FISKALNEJ”.

Aby móc ewidencjonować sprzedaż na kasie rezerwowej musi się ona znajdować w tym samym miejscu co kasa podstawowa.

W przypadku, gdy Podatnik nie posiada kasy rezerwowej, musi niezwłocznie zaprzestać sprzedaży na czas naprawy urządzenia. Musi również poinformować organy podatkowe oraz serwis naprawiający kasy o awarii. Naprawa kasy fiskalnej może zostać wykonana wyłącznie przez uprawnionego do tego serwisanta, pracownika firmy w której zostało zakupione urządzenie.

Każdorazowa zmiana serwisu wymaga od przedsiębiorcy uzyskania zgody producenta urządzenia oraz uiszczenia stosownej opłaty. Przedsiębiorca, który nieewidencjonuje sprzedaży na kasie, może zostać posądzony o wykroczenia lub przestępstwo skarbowe. W takim przypadku organy podatkowe mogą nałożyć na niego wysokie kary finansowe, które wynoszą 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Może również zostać nałożona grzywna, wynosząca do 180 stawek dziennych.

W przypadku sprzedaży internetowej, awaria kasy fiskalnej nie oznacza konieczności niezwłocznego zawieszenia sprzedaży. Przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków:

-zapłata za towar następuje za pośrednictwem poczty lub banku

- z prowadzonej przez Podatnika ewidencji powinno jasno wynikać, jaki towar został zakupiony oraz kto ten towar nabył. Ważne jest także to, na czyją rzecz została dokonana wpłata (dane nabywcy, w tym jego adres korespondencyjny).

1 grudnia 2008 r. wprowadzono zmiany w przepisach dotyczących przeprowadzania przeglądów technicznych kas fiskalnych. Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej powinien być przeprowadzony najpóźniej 24 miesiące od ostatniego przeglądu. Termin ten nie dotyczy kas o zastosowaniu specjalnym, które przeznaczone są do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami. W tym przypadku obowiązkowego przeglądu technicznego kas fiskalnych dokonuje się nie rzadziej niż w terminach l do kolejnej legalizacji, określonych w odrębnych przepisach prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez Podatnika, jednak nie rzadziej niż 25 miesięcy.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy.

W przypadku utraty, a następnie odzyskania przez Podatnika kasy fiskalnej, urządzenie również podlega obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Po czym może być ponownie użytkowane, jednak nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu przeglądu. Obowiązek dopilnowania przeglądu technicznego kasy fiskalnej spoczywa na Podatniku.

Za brak wykonanego i terminowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej możliwe jest nałożenie kary grzywny za wykroczenie skarbowe, która może wynosić od  1/10 do 20 x wysokości minimalnego wynagrodzenia. Zazwyczaj jednak nakładany jest mandat karny, którego wysokość jest nie większa niż podwójna wysokość minimalnego wynagrodzenia.

Do czynności, jakich należy dokonać podczas przeglądu technicznego kas fiskalnych należy sprawdzenie:

-stanu wszystkich plomb kasy fiskalnej i ich zgodności z zapisem w książce serwisowej kasy i dokumentacją związaną z wykonaniem serwisu urządzenia.

- stanu obudowy

- czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę

- poprawności działania kasy, szczególnie w zakresie emisji dokumentów fiskalnych

- poprawności działania wyświetlacza Klienta

- programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy

-stanu pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy

-stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy

Wynik przeglądu technicznego, zalecenia pokontrolne oraz kopie dokumentów potwierdzających wykonanie przeglądu muszą być wpisane do książki serwisowej kasy.

Wraz z zakupem kasy fiskalnej Podatnik otrzymuje książkę serwisową, w której zapisywane są wszystkie zdarzenia dotyczące używania i serwisowania urządzenia. Zawiera ona nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy urządzenia, a także informacje dotyczące producenta (pełna nazwa, adres i tp.)

Po zakupie kasy fiskalnej, do książki serwisowej wpisywane są dane firmy serwisującej (nazwa, adres, serwisant podstawowy i rezerwowy) oraz pełne dane rejestrowe użytkownika kasy. Ponadto w książce serwisowej powinny być również zapisane: numer ewidencyjny przydzielony przez Urząd Skarbowy.

Książka serwisowa kasy fiskalnej musi być przechowywana przez cały czas używania kasy rejestrującej.

Dokumenty fiskalne: raporty dobowe, miesięczne, rolki z kopiami paragonów, protokoły z odczytu pamięci fiskalnej oraz książkę serwisową należy przechowywać przez okres 5 lat po zamknięciu kasy.

W przypadku utraty książki serwisowej należy bezzwłocznie poinformować o tym Urząd Skarbowy w formie pisemnej. Następnie Podatnik z kopią takiego powiadomienia musi wystąpić do producenta ze zgłoszeniem o wydanie duplikatu książki serwisowej kasy.

Brak książki serwisowej może spowodować: utratę ulgi na zakup kasy, brak zgody na wykonanie przez serwis naprawy kasy lub jej konserwacji oraz podważenie prawidłowości ewidencjonowania obrotu przez organ skarbowy.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących „Podatnik stosujący kasy korzysta wyłącznie z serwisu prowadzonego przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas”.

Podatnik wykorzystujący w swojej działalności kasę fiskalną może korzystać wyłącznie z serwisu prowadzonego przez podmiot będący serwisem głównym lub serwisem autoryzowanym w rozumieniu rozporządzenia  w sprawie kas fiskalnych. Jedyna osobą, która w razie awarii kasy fiskalnej może zajmować się naprawa urządzenia jest pracownik firmy serwisującej, legitymujący się stosownymi uprawnieniami.

Firma serwisująca występuje do producenta kas fiskalnych z propozycją współpracy i podpisania umowy dealerskiej, następnie po uzyskaniu zgody kieruje minimum dwóch pracowników na szkolenie certyfikujące, zakończone egzaminem. Podczas szkolenia serwisant zdobywa uprawnienia na różne typy urządzeń fiskalnych będących w ofercie producenta. Po zdaniu egzaminu, serwisant otrzymuje imienną i opatrzoną zdjęciem legitymację oraz własna plombownicę do nakładania plomb na moduł fiskalny. Producent wpisuje serwisanta na listę osób upoważnionych do wykonywania napraw gwarancyjnych i pozagwarancyjnych oraz obowiązkowych przeglądów technicznych, a także przesyła dane serwisanta do Urzędu Skarbowego. Uprawnienia wydawane są na okres jednego roku i dotyczą określonego typu kasy. Serwisant musi co roku wystąpić z wnioskiem do producenta o przedłużenie uprawnień.

Podstawowym obowiązkiem serwisu kas fiskalnych jest dokonanie fiskalizacji. Proces ten zakończony jest wydrukiem raportu dobowego. Od tej pory Podatnik zgodnie z przepisami ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.

Do obowiązków serwisu kas fiskalnych należy wykonywanie regularnych przeglądów technicznych urządzeń rejestrujących. Zgodnie z art. 14 ust. 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów za terminowe zgłaszanie kas fiskalnych do obowiązkowych przeglądów odpowiedzialny jest Podatnik a nie serwisant. Okresowe przeglądy techniczne należy wykonywać nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego przeglądu liczymy od dnia fiskalizacji kasy. Serwis ma obowiązek wykonania przeglądu technicznego kasy w ciągu 5 dni od otrzymania zgłoszenia przez Podatnika, a po dokonaniu przeglądu wprowadzić odpowiedni zapis do książki serwisowej. Do książki serwisowej, serwisant dołącza zalecenia pokontrolne oraz kopię faktury lub innego dokumentu poświadczającego wykonanie przeglądu.

Serwisant nie może ingerować w dane zapisane w pamięci kasy fiskalnej. W razie awarii serwis kas fiskalnych ma obowiązek interweniowania na wezwanie użytkownika kasy w ciągu 48 godzin od zgłoszenia awarii. Serwis ma również obowiązek interwencji na każde zgłoszenie naczelnika Urzędu Skarbowego. Serwisant jest niezbędny przy sporządzeniu odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej przy likwidacji urządzenia lub wymianie modułu fiskalnego. Odczyt pamięci fiskalnej odbywa się w obecności serwisanta i pracownika Urzędu Skarbowego.

Serwisant za wykonanie odczytu pamięci fiskalnej ma prawo pobrać opłatę, ustaloną przez obie strony.

Zgodnie z rozporządzeniem z 4 lipca 2002 r. każda osoba ewidencjonująca sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej lub drukarki fisklanej zobowiązana jest do wykonywania raportów: dobowego i miesięcznego. Dodatkowo po zamknięciu działalności gospodarczej musi zgłosić kasę fiskalną do odczytu.

Raport dobowy to dokument zawierający dane kumulacyjne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę, zapisywane zgodnie z poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Celem wydruku dokumentu jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto z podziałem na różne stawki opodatkowania VAT  jak i kwoty należnego od niej VAT.

Raport dobowy wykonywany jest po zamknięciu sprzedaży za dany dzień a najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Podatnik ma obowiązek dokonać wydruku raportu dobowego, w okresie jednej doby liczonej od godz. 00.00 do godz. 24.00 tego samego dnia. Jeśli podatnik zapomni wydrukować raport dobowy, to sprzedaż z dwóch dni wydrukuje się na jednym raporcie dobowym, co jest niepoprawne.

Jeśli Podatnik zapomniał wydrukować raport dobowy, może to zrobić w dniu następnym, pod warunkiem, że odbędzie się to jeszcze przed zarejestrowaniem na kasie pierwszej sprzedaży z nową datą.

Jeśli w danym dniu nie wystąpiła żadna sprzedaż, suma zarejestrowana na raporcie będzie miała wartość zerową, w związku z tym nie ma konieczności wydruku raportu danego dnia, gdyż dokument o wartości zerowej nie ma żadnego wpływu dla prowadzenia księgowości, a informacja o nim będzie ujęta w raporcie miesięcznym.

Podatnicy rejestrujący obrót i kwoty podatku za pomocą kasy fisklanej lub drukarki fisklanej mają obowiązek wykonywania raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych. Raport miesięczny to dane kumulacyjne o obrocie i kwotach podatku za wskazany okres.

Na podstawie wytycznych zawartych w art. 6 ust. 1 pkt. 4 Rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. raport miesięczny należy wykonać po zakończeniu miesiąca sprzedażowego, ale nie później niż 25. dnia kolejnego miesiąca.

Raport miesięczny można wykonać wcześniej, np. 1, 2 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu za który chcemy wykonać raport. Podatnik musi jednak pamiętać, że próba wykonania raportu miesięcznego za aktualny miesiąc, w ostatnim dniu jego trwania zakończy się niepowodzeniem.

Raport miesięczny jest raportem odczytowym, sumującym wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej. Podatnik może go wykonać wielokrotnie, gdyż jest tzw. raportem niezerującym, czyli po jego wydrukowaniu nie następuje wyzerowanie licznika kasy. Należy pamiętać, że raport ten wykonujemy wyłącznie za miesiąc, w którym miała miejsce jakakolwiek zaewidencjonowana na kasie sprzedaż. W przypadku jej braku nie ma obowiązku sporządzania raportu.

Pełny raport miesięczny musi zawierać wszystkie wydrukowane w danym miesiącu raporty dobowe oraz zbiorcze zestawienie informacji na temat obrotu i kwot podatku oraz deskryptory, kompletny numer unikatowy i logo PL.

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą w Polsce i chcący prowadzić sprzedaż detaliczną na rzecz osób fizycznych, zostają objęci obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej. Kwota, od której istnieje obowiązek rejestrowania sprzedaży przy pomocy kasy lub drukarki fiskalnej wynosi obecnie 20 000.

Istnieją 2 rodzaje urządzeń rejestrujących. Są to kasa fiskalna i drukarka fiskalna.

Kasa fiskalna to urządzenie przeznaczone do samodzielnej pracy. Za jej pomocą można prowadzić sprzedaż bez potrzeby posiadania komputera. Dane mogą zostać zaprogramowane na kasie, z klawiatury urządzenia. Pozwala również prowadzić sprzedaż bez konieczności używania dodatkowego sprzętu. Kasa fiskalna drukuje również raporty i inne zestawienia. Kasę fiskalną można również podłączyć do komputera, jednak żadna kasa fiskalna nie daje możliwości wydrukowania paragonu wystawionego na komputerze. Kasa fiskalna posiada niewielką klawiaturę, co powoduje, że wprowadzanie nowych produktów oraz wystawianie paragonów nie jest zbyt wygodne.

Drukarka fiskalna to urządzenie współpracujące z komputerem, będące częścią sprzedaży. Drukarka fiskalna zbiera informacje o obrocie handlowym i zapisuje je w pamięci fiskalnej. Funkcję zewnętrznego systemu sprzedaży pełni komputer z dobranym oprogramowaniem. Połączenie drukarki fiskalnej z programem komputerowym pozwala na: wykonanie szeregu analiz i raportów, automatyczną aktualizację stanów magazynowych po każdej sprzedaży, wgląd w informacje, które towary i usługi sprzedają się najlepiej, usprawnienie pracy sklepu. Drukarka fiskalna po połaczeniu z komputerem i odpowiednim oprogramowaniem pełni funkcję pełnego centrum sprzedażowego.

Kasa fiskalna może natomiast pracować samodzielnie. Należy pamiętać, że kupując urządzenie fiskalne będziemy z niego korzystać przez co najmniej kilka lat, a pamięć fiskalna wystarczy na 1830 raportów dobowych, dlatego przed zakupem warto skonsultować się z ekspertem, który wskaże optymalne rozwiązanie dla konkretnego biznesu.

Fiskalizacja kasy fiskalnej lub drukarki fisklanej to jednorazowa i nieodwracalna operacja, polegająca na przestawieniu działania pamięci fiskalnej urządzenia fiskalnego z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny, by można było je stosować do celów podatkowych.

Podczas fiskalizacji następuje zapisanie do pamięci nielotnej i niekasowalnej numeru NIP podatnika. Od momentu fiskalizacji, zapisane na kasie informacje są ewidencjonowane i będą podstawą określenia obrotu podatnika. Fiskalizacja kasy fiskalnej dokonywana jest przez serwisanta kasy, po jego wcześniejszym powiadomieniu. Przed jej dokonaniem podatnik powinien zgłosić miejsce i ilość kas do naczelnika Urzędu Skarbowego w celu uzyskania numeru ewidencyjnego. W terminie 7 dni od momentu fiskalizacji, zgłoszenia dodatkowo dokonuje podatnik użytkujący kasę fiskalną oraz serwisant uczestniczący w procesie fiskalizacji.

Fiskalizacja kasy fiskalnej powoduje przełączenia kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe, zawierające sprzedaż dzienną zapisywane sąw pamięci fiskalnej kasy.

Przed fiskalizacją , serwisant posiadający stosowne uprawnienia dokonuje zaprogramowania urządzenia, wprowadzając do pamięci kasy fiskalnej kluczowe dane, czyli informację o firmie oraz bazę sprzedawanych towarów lub usług. Dopiero po zaprogramowaniu, kasa fiskalna może funkcjonować dobrze.

Ważną częścią fiskalizacji kasy fiskalnej jest trwałe zapisanie NIP- u Podatnika, którego nie można zmienić w trakcie używania kasy, chyba, że wymieniając cały moduł fiskalny.

Należy pamiętać o umieszczeniu na obudowie kasy nadanego przez Urząd Skarbowy numeru ewidencyjnego.